Classer ses courriels avec l’adressage plus
Un stagiaire qui télécharge un e-book peut inonder votre boîte de courriel d'infolettres pendant des mois. Voici un truc simple pour trier ça automatiquement.
Un stagiaire qui télécharge un e-book, un abonnement infolettre pris sur un coup de tête, un formulaire rempli pour accéder à un webinaire gratuit — et voilà que votre boîte courriel principale se transforme tranquillement en fourre-tout. Ce n'est pas dramatique, mais c'est le genre de désordre qui grignote du temps chaque semaine. Bonne nouvelle : il existe une fonction déjà intégrée à vos outils courants, gratuite, et sous-utilisée, qui règle une bonne partie du problème sans ajouter de logiciel ni de processus. Ça s'appelle l'adressage plus.
C'est quoi, l'adressage plus
L'adressage plus est une façon d'utiliser des « tags » pour identifier et classer vos courriels dès leur réception. La fonction est prise en charge autant dans Microsoft Exchange Online que dans Gmail — elle est active par défaut chez Microsoft, ce qui veut dire que la plupart des organisations qui utilisent Exchange l'ont déjà à leur disposition sans configuration additionnelle.
Concrètement, si votre adresse est bob@mmotechno.com, vous pouvez donner l'adresse bob+infolettres@mmotechno.com n'importe où sur le web. Le courriel se rend quand même directement dans votre boîte, à bob@mmotechno.com. La seule différence, c'est que vous pouvez maintenant créer une règle qui repère tout ce qui arrive à cette adresse « plus » et le classe automatiquement.
Pourquoi pas juste filtrer par expéditeur
C'est la question logique à se poser : pourquoi ne pas simplement créer une règle qui filtre selon qui envoie le courriel ? Le problème, c'est que ce genre de règle doit être ajustée chaque fois qu'un nouvel expéditeur apparaît.
Un exemple concret. Vous voulez filtrer les offres de Groupon — vous ajoutez leur adresse à la règle. Une semaine plus tard, vous essayez un service de repas comme Goodfood et vous commencez à recevoir une pluie de courriels — vous ajoutez encore une adresse à la règle. Puis vous téléchargez un e-book gratuit sur un site qui, évidemment, demande votre courriel pour y avoir accès, et cette entreprise se met aussi à vous écrire régulièrement. Vous rajoutez, encore une fois, une adresse à la règle.
Multipliez ça par des mois d'utilisation normale d'Internet et vous obtenez une règle interminable à maintenir, ou pire, une boîte de réception que plus personne ne prend le temps de trier. C'est à ce moment que certaines personnes songent à se créer une deuxième adresse courriel juste pour ce genre de situation — une solution qui règle un problème en créant une nouvelle contrainte à gérer.
Où l'adressage plus devient utile
C'est exactement le scénario où l'adressage plus change la donne. Sur chaque site où vous savez que vous allez recevoir des pourriels ou simplement un volume élevé de courriels, donnez l'adresse plus plutôt que votre adresse principale, et créez une seule règle qui filtre tout ce qui arrive au destinataire bob+infolettres@mmotechno.com.
Peu importe qui envoie le message par la suite, la règle continue de fonctionner. Vous n'avez plus besoin d'y retoucher chaque fois que vous donnez votre courriel à un tiers. Le tri se fait à la source, une fois, et il reste valide pour tous les usages futurs de cette adresse plus.
Éléments à considérer avant d'adopter la pratique
Tant que vous respectez la structure <courriel-original>+<tag>@votre-domaine, les combinaisons possibles sont pratiquement illimitées : une adresse pour les demandes de clients prospects, une pour les demandes urgentes, une pour vos propres abonnements personnels. Chaque tag peut ensuite avoir sa propre règle et son propre dossier.
Il y a tout de même deux limites à connaître. D'abord, certains formulaires web ne supportent pas le caractère « + » dans le champ courriel et refuseront l'adresse plus — dans ce cas, il faudra revenir à l'adresse standard pour ce site en particulier. Ensuite, il n'est généralement pas possible de se désabonner d'un service directement à partir d'une adresse plus; le désabonnement doit parfois se faire via l'adresse principale ou un lien spécifique dans le courriel reçu.
Une petite fonction, un vrai gain de temps
L'adressage plus ne réglera pas tous les problèmes d'organisation d'une boîte courriel, mais c'est le genre d'ajustement simple qui, une fois en place, continue de rendre service sans qu'on y pense. Et c'est un peu l'esprit dans lequel MMO Techno aime travailler avec ses clients : identifier les petits réglages qui simplifient réellement le quotidien, avant même de parler de nouveaux outils ou de gros projets. Si votre environnement Microsoft 365 ou Google Workspace pourrait bénéficier d'un coup d'œil de ce genre, notre équipe est là pour en discuter.